POURQUOI DOIS-JE FOURNIR MON PASSEPORT POUR MA DEMANDE DE RÉCUPÉRATION DE TAXES DE JEU?

passeport canadien

Pourquoi dois-je fournir mon passeport pour ma demande de récupération de taxes de jeu? Voilà une question qui nous est quotidiennement posée. C’est tout à fait normal. Avec toutes les histoires de fraudes d’identité qui se multiplient, le partage d’un tel document en fait sourciller plusieurs. Voici donc une explication complète des raisons de la nécessité de ce document dans le processus de récupération des taxes prélevées sur vos gains de loterie ou de casino. 

Il importe d’abord de séparer la demande de numéro ITIN et la demande de remboursement. Si ces deux demandes sont en réalité déposées conjointement, c’est uniquement la partie relative à l’attribution du numéro d’identification au fisc américain qui requiert le passeport. C’est la raison pour laquelle nous mentionnons que le passeport n’est nécessaire que lors de votre toute première demande. En effet, tout gagnant qui dispose déjà d’un ITIN valide n’aura pas besoin de fournir de passeport, ou toute autre pièce d’identité d’ailleurs. 

Le numéro ITIN est nécessaire afin que le demandeur « existe » aux yeux de l’IRS. Si tout rapport fiscal est traité, seuls ceux où un ITIN valide figure pourront mener à l’émission d’un chèque de remboursement. Prenons l’exemple de Monsieur Dubuc, qui dépose une demande de remboursement conjointement à la demande de son numéro ITIN, ou encore qui le fait en omettant complètement la demande de ce numéro. 

L’IRS traitera sa demande et si elle est adéquatement complétée. Un crédit du montant demandé existera alors bel et bien dans le système de l’IRS au nom de Monsieur Dubuc. Or, aucun chèque ne sera pour autant émis. Pour cette étape cruciale du processus, un ITIN valide est exigé. L’IRS s’assure ainsi que le demandeur est bel et bien qui il prétend être. Pensez-y. Sans aucune validation d’identité, quiconque pourrait demander un remboursement en votre nom en y attachant simplement le feuillet 1042-S. 

Nous comprenons donc que l’ITIN est essentiel dans le processus. Notre service clé en main permet de vous obtenir ce numéro en parallèle à votre demande de remboursement. Or, pour y arriver, nous devons évidemment vous fournir la documentation adéquate dûment remplie. C’est ici que le passeport entre en jeu.

Pourquoi le passeport et non une autre pièce d’identité?

Voilà une question très pertinente. Regardons d’abord la grille de documents valides proposée par l’IRS :

pièces identité pour ITIN

On constate deux choses:

  1. Que votre statut de citoyen étranger et votre identité doivent tous deux être confirmés aux yeux de l’IRS.
  2. Que plusieurs documents permettent de le faire, mais que seul le passeport peut à la fois servir aux deux vérifications (stand-alone document). 

À priori, plusieurs pièces d’identité peuvent donc permettre d’obtenir un numéro ITIN. Or, partageons les besoins de notre firme et les besoins spécifiques à l’IRS dans ce processus pour bien comprendre pourquoi le passeport est chaudement recommandé.

Les besoins de la firme

Afin de pouvoir fournir un dossier complet incluant la demande de numéro ITIN au client, Taxesdejeu.ca n’a besoin de recevoir que les informations du/des document(s) qui seront ultimement soumis à l’IRS pour remplir cette partie du formulaire W-7 :

W-7 document identification

Rien de bien contraignant jusque-là. On voit d’ailleurs que le permis de conduire est une option. C’est la raison pour laquelle nous ne demandons simplement qu’une photo, fax ou numérisation du document qui sera utilisé. Alternativement, le client peut aussi simplement nous écrire ces informations. Notre objectif n’est que de correctement remplir cette section avec les informations nécessaires.

Les besoins de l’IRS

Voici où les choses se compliquent et où l’utilisation du passeport prend tout son sens. Voici les exigences de l’IRS telles qu’écrites dans les instructions du formulaire W-7 :

exigences W-7

Le 2e point explique clairement que « Vous devez soumettre des documents originaux ou des copies certifiées conformes de ces documents de l’agence d’émission, qui soutiennent les informations fournies sur le formulaire W-7. Un document certifié est un document que l’organisme émetteur initial fournit et certifie en tant que copie exacte du document original et contient une copie officielle cachet estampillé de l’agence. Vous pourrez peut-être demander une copie certifiée conforme des documents auprès d’une ambassade ou d’un consulat. Cependant, les services peuvent varier d’un pays à l’autre, c’est pourquoi recommandé de contacter le consulat approprié ou ambassade pour des informations spécifiques. » 

Écartons immédiatement l’idée d’envoyer des documents originaux pour 60 à 90 jours à l’IRS. Personne n’accepterait de se départir de son passeport ou permis de conduire pour une aussi longue période! Il ne reste donc plus que la 2e option, soit l’envoi de copies certifiées conformes.

Maintenant que nous comprenons la nécessité de fournir de copies conformes des documents utilisés à l’IRS afin d’obtenir un ITIN, voyons les méthodes pour y arriver : 

Obtenir une copie certifiée conforme directement chez l’émetteur principal du document

Nous comprenons donc que le client a la possibilité de demander une copie certifiée conforme du/des document(s) utilisé(s) chez l’émetteur principal. Cela signifie par le fait même que les copies notariées ou provenant d’un commissaire à l’assermentation seront refusées.

Pour le passeport, c’est simple. Il suffit de se rendre chez Passeport Canada et de déposer une telle demande. L’agence conservera votre passeport pour une dizaine de jours puis vous enverra votre document original et les copies demandées par courrier recommandé, directement chez vous, moyennant des frais de 45 $. Pour plus de détails à cet effet, consultez ce texte sur comment demander une copie certifiée conforme de passeport. Il est aussi possible de demander une telle copie à une ambassade canadienne aux États-Unis. Ce processus peut entièrement être fait par la poste. 

Où obtiendriez-vous une copie certifiée conforme de votre permis de conduire toutefois? C’est impossible. De votre certificat de naissance alors? Ce n’est pas une option, il faudra plutôt fournir le document original. Il en va de même des autres options suggérées par l’IRS. 

En bref, si vous désirez fournir une copie certifiée conforme obtenue chez l’émetteur, seul le passeport représente véritablement une option.

Obtenir une copie certifiée conforme via nos services de Certifying Acceptance Agent

Les employés de notre firme ont tous obtenu la certification d’agent de certification de l’IRS, ce qui signifie que nous disposons des autorisations d’effectuer le même travail de certification que Passeport Canada. Vous trouverez d’ailleurs notre firme (8207402 Canada inc.) sur la liste officielle des agents de certification attitrés sur le site web de l’IRS

Cela signifie que nous pouvons offrir à nos clients deux options additionnelles pour la certification de leurs documents d’identité. Tout comme c’est le cas pour Passeport Canada, vous comprendrez qu’il est nécessaire que nous disposions du document original afin de le certifier comme authentique. Impossible aux yeux de l’IRS de certifier une copie de document. Du coup, vous pouvez également : 

2) Prendre rendez-vous avec nous, à Gatineau ou à St-Hyacinthe, en amenant simplement votre passeport. (sans aucun frais additionnel à la procédure de récupération).

3) Vous pouvez nous faire parvenir, par courriel enregistré, votre passeport original à nos bureaux. Nous vous le retournerons le jour même de réception par courrier recommandé. (gratuit, sauf pour frais postaux). Vous vous départirez donc de votre passeport pour une période allant de 2 à 4 jours ouvrables. Nous accordons d’ailleurs une priorité absolue au fait de vous retourner le document lors du jour même de sa réception à nos bureaux.

Pourquoi utiliser le passeport dans ces circonstances? Simplement parce que les autres options sont particulièrement contraignantes. Vous remarquerez que pour un Canadien, si on ne veut pas utiliser le passeport, il faut soit utiliser deux pièces d’identité nationales avec photo et coordonnées, ou encore une pièce d’identité nationale et le certificat de naissance. 

Si vous utilisez nos services de certification et que vous désirez nous envoyer ces pièces d’identité originales par la poste, on comprend vite le problème. Ça passe encore pour le certificat de naissance, mais de quelles pièces d’identité nationales pouvons-nous véritablement nous passer pendant quelques jours? La carte d’assurance maladie? Évidemment pas. Le permis de conduire? Ce serait tout aussi surprenant. 

En bref, on constate que s’il n’est évidemment pas plaisant de se départir de son passeport pour quelques jours ouvrables, il s’agit de la seule véritable option pour la grande majorité des clients. 

Insistons finalement sur le fait que cette exigence est entièrement posée par l’IRS. Notre firme ne fait que se soumettre aux exigences du fisc américain en vous offrant le maximum d’options possibles. Ces documents certifiés sont toutefois utilisés par l’IRS, pas par notre firme. 

Le passeport, un document sensible?

Quelques mots pour conclure sur le passeport et sa nature. Ce document est-il véritablement sensible au niveau du potentiel vol d’identité? 

Pas autant qu’on peut le penser au préalable. En fait, il n’y a aucune information confidentielle qui figure sur le passeport, comme ce serait le cas avec un numéro d’assurance sociale. Il n’y a donc aucun danger à fournir une photo ou numérisation de ce document. 

Toute la sensibilité du passeport repose sur le document original lui-même et tous les éléments de sécurité que le feuillet comporte. En bref, ce ne sont pas les informations du passeport que vous devez à tout prix protéger, mais bien le document original en soit. 

Voilà pourquoi nous suggérons fortement de plutôt demander une copie certifiée conforme de passeport chez Passeport Canada, ou encore de venir nous voir en personne avec le document. Néanmoins, si vous décidez de nous le faire parvenir, l’utilisation du courrier recommandé avec suivi et garantie ou de tout autre service de courrier est chaudement suggérée. À cet effet, la légitimité de notre firme peut être vérifiée avec notre certificat fédéral d’incorporation, la confirmation de notre inscription au programme d’agents de certification de l’IRS,  l’inscription de tous les membres de notre équipe en tant que préparateurs fiscaux inscrits à cette liste officielle de l’IRS avec nos certifications respectives, puis finalement via le taux de satisfaction exceptionnel et les commentaires laissés par nos anciens clients.

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